Je veux changer de prestataire informatique : comment faire ?
L’informatique est au centre de l’activité des entreprises, et notamment des PME. Il est donc important de pouvoir compter sur un partenaire informatique fiable, de qualité, qui sache répondre à vos objectifs stratégiques.
Les indices qui montrent que vous devez changer de prestataire informatique
Vous n’êtes pas satisfait de votre prestataire informatique actuel mais vous ne savez pas exactement sur quels critères l’évaluer ? Plusieurs éléments doivent vous alerter et notamment :
- Un manque de réactivité concernant le traitement de vos demandes.
- Un manque de disponibilité et ce à tous les niveaux : pour la réalisation des maintenances préventives ou curatives, pour une procédure d’audit, lors du contact avec la hotline, etc.
- Un partenaire informatique dont la taille n’est pas adaptée à votre entreprise. Il peut par exemple s’agir d’une personne seule, ne disposant pas de toutes les expertises nécessaires au bon fonctionnement de votre parc informatique. A l’inverse, votre prestataire informatique peut également être une entreprise de taille trop importante ne connaissant pas les spécificités du monde des PME.
- Un manque d’expertise sur un domaine particulièrement crucial pour votre activité. Par exemple sur l’aspect réseaux ou sécurité où la technicité est importante.
- Un partenaire informatique ne jouant pas son rôle de conseil pour faire évoluer et optimiser votre infrastructure informatique : lenteurs réseau, postes et serveurs obsolètes, etc.
- Un budget dont vous n’avez plus la maîtrise en raison, notamment, d’un surplus d’interventions payantes non comprises dans le contrat de base.
- Des changements fréquents dans les équipes de votre prestataire ne vous permettant plus de bénéficier d’un contrat privilégié avec un Chef de projet.
Quelles étapes respecter pour changer de prestataire informatique ?
Avant tout, votre prestataire informatique actuel se doit de vous transmettre l’ensemble des mots de passe, accès et autres informations utiles. C’est ce que l’on nomme la réversibilité. Il est primordial de disposer de ces données, à l’issue de votre contrat, afin que votre nouveau prestataire informatique puisse entamer son travail efficacement.
En amont de toute signature d’un contrat de maintenance informatique :
- Interrogez plusieurs acteurs du marché afin de comparer les offres.
- Vérifiez que les expertises proposées correspondent à vos besoins.
- Réclamez les CV des membres de l’équipe qui interviendra au sein de votre entreprise.
- Réclamez également les différentes certifications du prestataire.
- Intéressez-vous aux témoignages clients qui sont un gage de qualité.
- Vérifiez la stabilité financière du prestataire informatique qui vous intéresse, ainsi que son ancienneté.
- Pensez à l’avenir : vos perspectives d’évolution doivent être en adéquation avec les domaines d’expertise de votre prestataire.
- Récupérez des informations sur l’organisation interne de l’entreprise informatique. Exemple : comment est organisée la hotline ? Y-a-t-il une équipe dédiée ?
- Enfin, pensez à réaliser un audit complet de votre parc informatique avant toute prise de décision. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble de vos besoins.
Changement de prestataire informatique : comment maîtriser son budget ?
Afin d’éviter les mauvaises surprises concernant le budget il est important :
- De vous faire préciser tout ce qui est hors-contrat. Par exemple : l’installation d’un nouveau poste, d’une imprimante, etc.
- De vérifier que le prestataire propose un contrat contenant des actions préventives. Ce type de maintenance permet de limiter les pannes et donc les coûts.
- De vous faire préciser, de façon générale, tout ce qui est compris dans le contrat : interventions de dépannage, sur site et à distance, mises à jour de logiciels, échange avec les éditeurs, etc.
- De vérifier les potentielles variations de budget annuel, ce type de contrat étant soumis à un indice Syntec.
- Enfin, gardez à l’esprit que le moins cher n’est pas forcément le meilleur ! Vos objectifs doivent trouver une réponse appropriée au sein du contrat d’infogérance.